Parte 4 Cumplimentación del documento de seguridad para nuestra carpeta lopd.

tecnoLOPD
Como supuestamente ya tenemos todos nuestros ficheros inscritos podemos pasar a cumplimentar nuestra documentación y a imprimirla, lo primero que haremos es hacer clic en el botón DOCUMENTOS de la barra del menú del programa y luego aremos clic en ANEXOS, se nos abrirá una ventanita con un montón de letras que sirven para organizar todos los anexos.
Como nosotros lo que queremos es tener nuestra LOPD en regla en el menos tiempo posible vamos a pasar de toda la paja, aunque recomiendo que cuando tengamos tiempo nos leamos todos los anexos y documentación con tranquilidad para tener conocimiento de todo lo relacionado con la LOPD.

En este momento lo que nos interesa es ir al grano así que vamos a hacer clic en la parte derecha de la pantalla donde dice Entrada rápida de datos, la función de esta opción es mostrar únicamente los apartados de los anexos que debemos cumplimentar excluyendo aquellos cuyo contenido es solo informativo o referentes a normas o reglas que debe adoptar la empresa.

documentacion_anexos

Una vez presionado la opción de entrada rápida de datos nos aparecerá un acceso directo de las pantallas que debemos cumplimentar

menu_anexos_entrada_rapida

En el menú veremos los siguientes apartados programas, estructura, locales, equipos, nombramientos, autorizaciones, control, procedimiento respaldos, soportes y copias.

En primer lugar vamos a hacer clic en programas y se nos aparecerá una pantalla como esta.

1 Programas
programas
En este apartado introduciremos las características o información de los programas o aplicaciones que dispongamos en nuestra empresa para tratar organizar o almacenar los datos de nuestros ficheros, una vez introducidos todos los programas relacionados con los datos de nuestros ficheros podemos pasar a la pantalla de estructuras

2 Estructura
estructura

Esta pantalla es simple solo debemos detallar una descripción de nuestro complejo informático.

3 Locales
locales

En esta pantalla introduciremos información de los locales u oficinas que dispongan o traten datos de nuestros ficheros.

4 Equipos
equipos

En esta pantalla simplemente debemos añadir la información de todos los equipos instalados en nuestra empresa ordenadores, servidores portátiles etc.

5 Nombramientos
nombramientos

En esta pantalla indicaremos los datos de los diferentes responsables, en el caso de que seamos un autónomo podemos indicar nuestros datos en todos los campos

6 Autorizaciones
autorizaciones

Aquí indicaremos los datos de las personas de nuestra empresa que disponen de autorización y acceso a los datos de los ficheros

7 Control
control

Aquí describiremos los procedimientos de seguridad implicados en el acceso de la información.

8 Procedimiento y respaldos
Procedimientos y respaldos

En esta pantalla describiremos información del sistema de copias que utilizamos para preservar los datos.

9 Soportes
soportes

Aquí registraremos e incluiremos la información de los soportes donde realizamos las copias de seguridad. En teoría debemos pegar una etiqueta a cada dispositivo o soporte con un código, el código indicado en esa etiqueta es el que tendremos que indicar en esta pantalla en el campo código de soporte.

10 Copias
copias

Aquí tendremos que especificar las copias que se realizan y el código del soporte donde se guardan entre otras cosas.

Una vez cumplimentados todos estos apartados ya dispondremos de toda la documentación básica y necesaria para imprimir nuestra carpeta LOPD
Como podéis ver todas estas pantallas nos proporcionan un fácil mantenimiento de nuestra documentación para poder acceder y realizar cambios sin problemas e imprimir solo los apartados que hemos modificado.

Bueno dicho esto ya solo nos queda la parte final que es imprimir la documentación
Para eso tenemos que dirigirnos al apartado del programa Impresión carpeta lopd
impresion carpeta lopd

Una vez hagamos clic en este apartado nos aparecerá la siguiente pantalla
imprimir documentacion

Lo único que tenemos que hacer es hacer doble clic en toda la documentación completa de la columna de la izquierda y después hacer clic en el botón de exportar imprimir documentos seleccionados.
Una vez hecho eso se abrirá una ventana con un documento PDF con toda nuestra documentación ordenada y lista para imprimir, podremos guardar el documento pdf o imprimir la documentación a formato papel posteriormente para poder guardarlo en nuestra carpeta a disposición de cualquier inspector.

Esta pantalla también nos brinda la oportunidad de buscar e imprimir (exportar a pdf) partes de la documentación en concreto, simplemente tenemos que buscar entre la columna de la izquierda el documento deseado hacer doble clic encima y pulsar el botón de exportar.

Y hasta aquí el final de este manual hemos visto como registrar los ficheros, cumplimentar los anexos e imprimir nuestra documentación para nuestra carpeta, todos estos pasos los podemos realizar en poco menos de una hora gracias al programa, eso sí recomiendo leer las ayudas disponibles a ratos libres para entender mejor todo lo que concierne a la leí de protección de datos y estar al loro de cualquier cosas que pueda afectar nuestra empresa o que no estemos haciendo bien con el programa.

Espero que este manual sirva de ayuda para quienes quieran adaptar su propia lopd de una manera rápida simple y segura y tener su empresa en regla sin rascarse demasiado el bolsillo.